Hotel Automation è la procedura per la gestione di tutte le strutture ricettive a partire dal piccolo albergo al grande centro congressi. Innovativo, flessibile, completo. Caratteristiche principali PRENOTAZIONI Inserimento dati anagrafici e ricerca clienti con collegamento immediato ad una nuova prenotazione Archivio clienti, agenzie viaggi, ditte, con possibilità di stampa elenchi, etichette, buste Gestione prenotazioni […]
Hotel Automation è la procedura per la gestione di tutte le strutture ricettive a partire dal piccolo albergo al grande centro congressi.
Innovativo, flessibile, completo.
Caratteristiche principali
PRENOTAZIONI
- Inserimento dati anagrafici e ricerca clienti con collegamento immediato ad una nuova prenotazione
- Archivio clienti, agenzie viaggi, ditte, con possibilità di stampa elenchi, etichette, buste
- Gestione prenotazioni singole, di gruppo, con conti separati, per clienti privati o convenzionati con agenzie o ditte, eventualmente con listini prezzi personalizzato
- Gestione Storico: per ogni cliente è possibile sapere se è già stato alloggiato, in quale periodo, in che camera, con quale retta giornaliera Ricerca automatica e visualizzazione delle camere disponibili nel periodo richiesto, con indicazioni anche delle camere parzialmente libere
- Quadro prenotazioni aggiornato in tempo reale ad ogni inserimento o variazione di prenotazione, con possibilità di intervenire direttamente sulle prenotazioni dal quadro stesso
- Elenchi clienti alloggiati, in arrivo, in partenza, liste prenotazioni, lista opzioni scadute, pianta del giorno
- Gestione dello Stato prenotazione (confermata, wait list, in attesa di conferma, ecc.)
- Denominazione tipologie occupanti personalizzabile (Adulti, bambini, ragazzi, infanti, ecc.)
- Gestione caparre
- Generazione automatica di lettere o email di conferma prenotazione o altri documenti
- Archiviazione automatica della corrispondenza con i clienti (lettere, email)
QUADRO PRENOTAZIONI
Possibilità di spostare il percorso di una prenotazione
direttamente sul quadro
Possibilità di aggiungere una prenotazione singola o di gruppo
Pannello di preventivi telefonici veloci
Selezionando il periodo è possibile visualizzare la disponibilità
delle camere in tempo immediato
- Possibilità di ingrandimento del quadro prenotazioni per facilitare la lettura
- Possibilità di posizionare il quadro su una camera selezionata
- Aggiornamento del quadro in tempo reale
- Possibilità di spostare una prenotazione in un’altra camera selezionando solo il numero della camera da spostare e il nuovo collocamento
- Calendario eventi
- Indicatori di inizio e fine prenotazione
- Stampa quadro prenotazioni
- Ricerca immediata della prenotazione o della schedina
- Visualizza l’elenco delle camere libere e i numeri di giorni
PUBBLICA SICUREZZA
- Inserimento e variazione schedine con ricerca automatica sullo storico per i clienti abituali
- Elenco arrivi, partenze, presenze, compleanni clienti
- Archivio automatico delle tipologie documenti, dei comuni italiani e delle nazioni del mondo
- Stampa schedine
- Gestione ed evidenziazione delle schedine incomplete
SITUAZIONE E PIANO CAMERE GIORNALIERO
- Situazione camere giornaliera, con indicazione dell’occupazione delle stanze, del loro stato (sporco/pulito) e gestione dei guasti/manutenzioni
- Piano camere giornaliero con possibilità di filtro per tipologia, sistemazione, camera, settore
- Stampa situazione e piano delle camere
PANNELLO DI CONTROLLO GIORNALIERO
- E’ un pannello dal quale è possibile gestire contemporaneamente gli arrivi, le presenze, le partenze, le sale congressi e i banchetti relativi alla giornata in corso. Da questo unico pannello giornaliero è possibile controllare in tempo reale quali sono gli arrivi ancora da attendere, i check-out (partenze) ancora da fare, e quali sono le camere occupate (per addebitare gli extra). È possibile inoltre stampare il cruscotto giornaliero o periodico degli impegni della struttura nei vari reparti.
- I riquadri disponibili nel pannello, la cui presenza e dimensione può essere configurata e personalizzata sono:
Arrivi: elenca, in ordine di camera, le prenotazioni con camera non ancora assegnata la cui data di arrivo coincide con quella odierna; è possibile farne il check in Presenze: elenca le camere occupate, non in partenza
Partenze: elenca le camere la cui data di partenza coincide con quella odierna; è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main courante per effettuare il check-out
Sale Congressi: elenca le manifestazioni in programma per la data odierna nelle sale congressi
Banchetti: elenca i banchetti inseriti nella Gestione Banchetti della Gestione Ristorante
Ordini di Servizio: consente la registrazione e consultazione degli Ordini di Servizio (OdS), appunti, commenti o promemoria che vengono lasciati da un utente all’altro su questo riquadro sempre visibile e consultabile. Gli OdS vengono divisi tra Non Evasi (attività ancora da eseguire), Evasi (attività eseguita) o Annullati (OdS inserito per errore o non più necessario) è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main curante
CREAZIONE E GESTIONE LISTINI PREZZI
- Hotel Automation gestisce le nuove logiche di creazione e gestione listini prezzi superando la vecchia concezione del “trattamento” limitata alle sigle PC, MP, BB, PN e AP. Questo svincola da qualunque limite la possibilità di creare prezzi e trattamenti personalizzati, di utilizzare listini a persona o a camera, di creare dei veri e propri “pacchetti”.
- Caratteristiche principali:
Gestione Listini
Concetto di Prodotto
Concetto di Pacchetto
STAMPE VARIE DI GESTIONE
- Clienti alloggiati e clienti alloggiati per trattamento
- Clienti in arrivo e clienti in arrivo per trattamento
- Clienti in partenza
- Lista anagrafiche generale e per canale/segmento
- Lista prenotazioni e lista prenotazioni con dettaglio retta
- Arrivi e partenze
- Mancati arrivi
- Pianta del giorno
- Cambio biancheria
- Camere disponibili
- Situazione ed elenco allotment
- Elenco prenotazione sale
- Elenco caparre
- Previsioni presenze ristorante
- Etichette Barcode tessere
- Camere con guasti
- Situazione camere periodica
- Studi di settore aggiornati con la normativa vigente
GESTIONE CONTI ED EXTRA
- Addebito automatico sul conto della retta giornaliera
- Facile ed immediata registrazione degli extra tramite l’uso di un palmare o altri dispositivi mobile, tramite listino prezzi automatico
- Gestione addebiti con chip card, card trasponder, a consumo o prepagato
- Possibilità di separare il conto degli extra dal conto della pensione
- Gestione di listini con extra all inclusive
- Possibilità di separazione o unificazione finale dei conti
- Unificazione dei conti degli extra di un gruppo
- Possibilità di conto anticipato
- Gestione di forme di pagamento multiple anche sullo stesso conto
- Stampa di ricevute fiscali, fatture, proforme, in diversi formati (sintetici o analitici)
- Archiviazione automatica in PDF dei documenti
GESTIONE TASSA DI SOGGIORNO
- Tassa a importo fisso
- Tassa a importo fisso con gestione dei limiti di giorni del soggiorno
- Tassa a scaglioni con variazione in base alle tariffe
- Tassa separata dal conto del cliente
- Gestione esclusione dalla tassa (es.Bambini, anziani, disabili…)
- Possibilità di addebito della tassa all’agenzia
GESTIONE AGENZIE VIAGGI E DITTE
- Gestione di un numero illimitato di contratti con un numero illimitato di agenzie
- Gestione allotment di agenzia
- Fatturazione differita alle agenzie o ditte
- Gestione delle prenotazioni no credit, half credit e full credit
- Gestione dei sospesi e dello scadenzario per fatture da incassare
- Archiviazione automatica della corrispondenza con le ditte
GESTIONE PROMOZIONE E MAILING
- La possibilità di selezionare attraverso molteplici parametri (città, sesso, età, abitudini…) liste di clienti a cui inviare lettere, mail o messaggi mirati
- L’invio può essere effettuato anche con SMS grazie all’acquisto dell’apposito modulo software (modulo SMS)
CONTROLLO DI GESTIONE
- Chiusura contabile giornaliera con l’indicazione della produzione e degli incassi
- Evidenziazione dei sospesi, degli addebiti in corso, dello storico, addebito dei conti aperti
- Elenco documenti emessi e corrispettivi
- Controllo di cassa e analisi delle tipologie di pagamento
- Prospetto mensile dei corrispettivi e del riparto aliquote IVA
- Manager Report con le statistiche dell’occupazione presenze e camere, per segmento di mercato
- Calcolo degli indici operativi
STATISTICHE
- Previsione produzione e presenza
- Statistica presenze
- Statistica arrivi per nazione
- Statistica fatturato per agenzie
- Statistiche fatturato agenzie periodico
- Statistica occupazione camere
- Riepilogo alloggiati per agenzia
- Statistica produzione per segmento/canale/settore
- Statistica andamento prenotazioni
- Statistica storica produzione
- Statistica produzione per intermediario
- Simulazione incassi
- Previsione presenze per listino
- Esito prenotazioni
- Previsione presenze per canale di vendita
- E tante altre
SALE CONGRESSI E PIANO PRENOTAZIONI SALE
- Prenotazione di singole sale con gestione degli orari e degli allestimenti necessari
- Possibilità di prenotazioni cumulative di sale per eventi complessi
- Gestione dei coffee break, colazione di lavoro
- Addebiti specifici per servizi congressuali
RISTORANTE CON GESTIONE SEMPLIFICATA
- Archivio piatti, gestibile fino ad otto lingue
- Formazione e stampa di menù del giorno in vari formati e in più copie
- Composizione del menù pranzo e cena
- Conteggio comande e stampa lista di servizio per cucina e camerieri
- Previsione presenze hotel per colazione, pranzo e cena. Il sistema si aggancia automaticamente al listino ristorante definito nella prenotazione per determinare se l’addebito della consumazione è a pagamento o incluso nel pacchetto acquistato
- Budget costi
- Chiusure contabili
- Conto ristorante
GESTIONE PRIMA NOTA SEMPLIFICATA
- Archivio anagrafiche, fornitori, cassa, banche, dipendenti, camerieri
- Inserimento movimenti di prima nota con causali automatiche per la registrazione di fatture, incassi, pagamenti, entrate ed uscite, con l’aggiornamento immediato delle schede banche, fornitori, cassa e dipendenti
- Scheda contabile
- Scadenziario
- Gestione dipendenti
- Stampe anagrafiche
- Riepilogo IVA
GESTIONE MAGAZZINO SEMPLIFICATO
- Archivio articoli di magazzino con riepilogo carichi e scarichi
- Elenco articoli con indicazione delle quantità in rimanenza e del valore globale rimanenze
- Scarico automatico del magazzino degli articoli addebitati sui conti dei clienti
- Stampa inventario di magazzino con totale merci entrate, uscite, in rimanenza